Di kantor ada banyak pegawai dengan job deksripsi masing-masing. Jika Anda diterima jadi bagian purchasing jangan panik dulu. Ada banyak memang tugas purchasing admin tetapi jika dikerjakan dengan ikhlas akan lekas selesai. Pekerjaan ini membutuhkan tekad, semangat, ketelitian, kejujuran, dan tentu komitmen agar perusahaan terus maju.
5 Tugas Purchasing Admin yang Wajib Diketahui
Jangan galau jika digeser ke bagian purchasing karena pekerjaan ini sama sekali tidak menyeramkan, yang penting Anda memiliki tanggung jawab. Berikut ini beberapa deskripsi tugas purchasinh yang wajib dipelajari:
1. Membeli Berbagai Barang untuk Kepentingan Kantor
Sesuai dengan judul pekerjaannya maka tugas purchasing admin adalah melakukan kegiatan purchasing alias pembelian. Tentu yang dibeli tidak sembarangan karena barang-barang tersebut amat dibutuhkan bagi kantor. Seorang admin purchasing wajib untuk teliti sebelum melakukan pembelian dan bekerja berdasarkan daftar barang yang telah diberi oleh bagian procurement.
Admin purchasing tidak sekadar membeli tetapi juga memeriksa merek, kualitas, jumlah, dan harga barang. Ketelitian amat wajib dilakukan karena bisa jadi harga suatu barang yang dipesan melonjak, sehingga harus memastikan tidak ada kenaikan harga. Anda tentu tidak mau rugi gara-gara malas memeriksa harga barang pesanan kantor, bukan?
2. Memantau Waktu dan Proses Pengiriman Barang
Lantas apa yang dilakukan oleh admin purchasing setelah memesan barang? Tentu bukan berleha-leha di kantor karena Anda wajib memantau juga proses pengiriman barang agar selamat sampai ke bagian gudang penyimpanan kantor.
Jika prosesnya butuh 2-3 hari maka wajib tepat waktu, oleh karena itu harus dipantau terus agar sesuai dengan jadwal. Jangan sampai molor karena ada kesalahan dari penjual dan mengakibatkan jadwal di kantor kacau-balau dan memusingkan.
3. Checking Kualitas Barang yang Sudah Dipesan
Tugas purchasing admin yang paling mendebarkan adalah melakukan pengecekan ketika barang yang sebelumnya dipesan datang. Jangan hanya loss lalu barang itu digeletakkan atau dibiarkan masuk gudang tanpa pengawasan. Akan tetapi Anda wajib meneliti kualitas barang, apakah ada goresan, bagian yang cacat, atau tidak sesuai dengan deskripsi yang diberikan oleh penjual?
Proses checking barang yang datang ini amat memerlukan ketelitian tingkat tinggi, karena Anda bahkan memelototi pesanan dan merabanya inci demi inci agar yakin bahwa memang barangnya tidak retak. Jika memang ada kerusakan maka bisa memprotes ke penjualnya dan ditelusuri apakah errornya dari sang penjual atau perusahaan ekspedisi.
4. Membayar Barang-Barang yang Datang
Kemudian, tugas purchasing admin yang selanjutnya adalah membayar barang-barang pesanan yang datang. Ketika membayar maka sekali lagi dibutuhkan mata yang jeli alias ketelitian karena jika ada satu saja yang salah, hancurlah anggarannya. Barang yang dibeli dibayar setelah tiba dan bagian purchasing melakukannya dengan senang hati.
Anda jangan khawatir karena ketika melakukan pembayaran, bagian purchasing selalu didampingi oleh bagian keuangan. Dengan berkolaborasi maka tugas pembayaran ini akan lekas selesai tanpa ada kendala sama sekali.
5. Menyimpan dan Mendokumentasikan Invoice, Faktur, dll
Tugas lain dari bagian purchasing adalah dokumentasi, baik dengan pencatatan, penyimpanan, dan pemotretan invoice, faktur, nota, kwitansi, dll. Mengapa harus purchasing yang melakukannya? Karena memang ia yang melakukan pembayaran sehingga kertas bukti pembayaran seperti struk memang harus disimpan dengan rapi, kalau perlu dipotret atau di-scan. Nanti akan memudahkan bagian keuangan karena ada dokumentasi yang melancarkan pelaporan cashflow.
Ada banyak ternyata tugas purchasing admin seperti membeli berbagai barang keperluan kantor (ATK dan lain-lain), membayar, meneliti pesanan yang datang, dll. Modal utama untuk jadi staff purchasing adalah ketelitian, selain kinerja yang excellent. Anda tak usah pusing lagi saat didapuk jadi purchasing karena sudah paham akan jobdesc-nya.
